در این مطلب و آموزش ، قصد داریم که خدمت شما عزیزان نحوه ثبت عملکرد تعمیرگاه را بصورت سند دستی و روزانه توضیح دهیم.

راه حلی که برای این موضوع می توان پیشنهاد کرد:

1) بهتر است از روی گزارش عملکرد تعمیرگاه که در وب سایت سایپا وجود دارد بصورت جمعی و روزانه اقدام به ثبت سند نمایید. یک گزارش در وب سایت سایپا در مسیر خدمات پس از فروش/گزارشات/عملکرد کلی تعمیرگاه وجود دارد که عملکرد تعمیرگاه را بصورت جمعی نشان می دهد.

2) از روی گزارش فوق ابتدا طرف بدهکار (اجرت ، قطعه ، کارخارج) را به تفکیک (مشتری ، گارانتی و ...) ثبت می کنید.

3) سپس طرف بستانکار اجرت می شود پیمانکار ، و بصورت جمعی ثبت می کنید . مثلاً : حساب آقای x بابت پذیرش های تاریخ x و یک عدد کل . هر زمان خواستید ریز اطلاعات آن را بدانید به وب سایت سایپا مراجعه می کنید و ریز عملکرد تعمیرکار را در آن روز می گیرید.

4) در خصوص قطعه هم در سند روزانه پذیرش ، حساب مصرف تعمیرگاه را به عنوان یک حساب واسط بستانکار می کنید.

انباردار موظف است به ازاء هر پذیرشی که قطعه دارد ، یک فروش از نوع مصرف تعمیرگاه و به حساب مشتری به نام "مصرف تعمیرگاه" یا "مصرف پذیرش" ثبت کند و تمامی قطعات مصرف شده در آن را ثبت کند و در قسمت شماره قبض حتماً شماره پذیرش را وارد کند.

5) کار خارج را هم همانند اجرت باید ثبت نمایید.

الف- زمانی که کار خارج انجام می شود ، از روی فاکتور صادر شده ، باید یک سند حسابداری صادر شود به این صورت که حساب : هزینه / درآمد کارخارج بدهکار و انجام دهنده (پیمانکار کارخارج) بستانکار (به عددی که باید به پیمانکار پرداخت شود).

ب- وارد کردن کارخارج در سیستم پذیرش وب در قسمت کارخارج (به عددی که باید از مشتری دریافت شود).

پ- تنظیمات کدینگ نوع خودرو قسمت بستانکار کارخارج باید همان کدینگی باشد که در ردیف الف بدهکار می کنید.

ت- هنگام پرداخت وجه به پیمانکار کارخارج : حساب پیمانکار که در ردیف الف بستانکار شده بود ، بدهکار و حساب صندوق ، بانک و.... بستانکار.

6) درصورتی که دارای سیستم پذیرش آزاد در برنامه بیلان هستید و می خواهید ریز اطلاعات پذیرش را داشته باشید ، می توانید از طریق پذیرش آزاد اقدام به ثبت پذیرش و نهایی کردن آن نمایید.

الف- در این سیستم شما می توانید یک پذیرش را از صفر تا صد پیش ببرید.

ب- در صورتی که قصد استفاده از این سیستم پذیرش را دارید باید با کاربر مخصوص به آن وارد شوید.

پ- می توانید درخواست کنید تا ، پیش فرض اطلاعات پذیرش به پذیرش های آزاد تغییر کند. در این صورت دیگر به غیر از کاربرهایی که مشخص می کنید ، نخواهید توانست اطلاعات پذیرش های وب را رؤیت کنید. مد نظر داشته باشید که منظور از اطلاعات پذیرش فقط اطلاعات کارت تعمیر پذیرش است و سندها و فاکتورها و قبض ها را با هر کاربری که دسترسی داشته باشد می توانید ببینید و منظور تمامی آیتم های زیر مجموعه سیستم پذیرش است که با تغییر سیستم پذیرش آن نیز تغییر خواهد کرد.

ت- مد نظر داشته باشید که سیستم پذیرش آزاد از آخرین شماره ای که دارد شروع به تعیین شماره پذیرش می کند و شما نمی توانید شماره پذیرش را تعیین کنید.

ث- در صورتی که تاکنون پذیرش آزاد که در سال 99 معمولاً با 995 شروع می شود ، وارد نکرده اید ، این امکان وجود دارد که آخرین شماره پذیرش آزاد به شماره ای تغییر کند که می خواهید از آن به بعد وارد کنید.

فقط در وارد کردن پذیرش ها باید کمال دقّت را داشته باشید و پذیرش ها با همان ترتیب شماره پذیرش وب وارد بیلان شوند و در صورت جابجایی حتی 1 پذیرش ، ترتیب شماره گذاری ها بهم خواهد خورد و دیگر درست شدنی نیست.

ج- درصورتی که بخواهید شماره گذاری را به سیستم پذیرش بسپارید و هماهنگی بین شماره پذیرش های بیلان با وب ندارد می توانید شماره پذیرش های وب را در قسمت شماره پذیرش 2 وارد کنید.

همانطور که در بالا هم توضیح داده شده است ، قالب سند حسابداری برای پذیرش ها کاملاً مشخص و با تعدادی از کدها درگیر است که همیشه ثابت است و فقط عدد آنها در هر روز متفاوت است و ممکن است روزی آیتمی را داشته باشید و روز دیگر نه.

در بیلان آیتمی وجود دارد به نام "سندهای آماده" ، با استفاده از این آیتم شما می توانید قالب سند را از قبل آماده کنید (همان کدینگی که در بالا توضیح داده شده) و فقط هر روز بر اساس گزارش برای مواردی که می خواهید عدد وارد کنید و در نهایت تحت عنوان یک سند ذخیره کنید .

الف- ایجاد سندهای آماده از مسیر حسابداری/اسناد حسابداری/سندهای آماده امکان پذیر است که می توانید سند را ایجاد و سطرهای آن را وارد نمایید و برای ثبت آن یک شماره لازم دارید که باید به آن اختصاص بدهید.

ب- با دکمه اضافه اطلاعات عنوان و شرح سند را وارد نمایید و برای ورود اطلاعات سند از دکمه لیست آیتم های زیرمجموعه استفاده نمایید.

پ- زمانی که فرم لیست آیتم های زیرمجموعه باز شد با دکمه اضافه می توانید سطرهای سند را وارد نمایید، همچنین حذف و تغییر هر سطر را نیز با دکمه های حذف و تغییر می توانید انجام دهید.

ت- در مرحله آخر زمانی که نیاز داشتید از این قالب استفاده کنید سند را از لیست سندهای آماده انتخاب و دکمه صدور سند را کلیک نمایید. سپس یک فرم به شما نمایش داده می شود. بعد از اعمال تغییرات مورد نظرتان، شماره سند (در صورتی که بخواهید در سند رزرو شده ای که قبلاً ایجاد کرده اید و محتوایی ندارد، ثبت شود شماره سند را وارد می کنید درغیر این صورت نیازی به ورود شماره سند ندارید) را وارد و دکمه ثبت را کلیک نمایید.

باتشکر از همکاری شما

پیروز باشید